（2012年）合肥市地震局文书档案整理工作流程

发文机关合肥市地震局

发文日期2012年11月19日

时效性现行有效

发文字号合震〔2012〕67号

施行日期2012年11月19日

效力级别地方规范性文件

局机关各处室、监测中心：

为做好我局各门类档案整理工作，现结合工作实际制定《市地震局档案归档整理工作流程》并印发给你们，请认真遵照执行。

二0一二年十一月十九日

市地震局文书档案整理工作流程

一、 归档材料的要求

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一年度。

二、 工作流程

收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)收集应归档文件。每年第一季度机关各处室和监测中心完成上年度文件材料的收集归档任务，具体见《市地震局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。下列文件不列入归档范围：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；

2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；

3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

（二）分类。结合我局内部机构较少，文件量小的实际情况，采用按照保管期限——年度——件号的按件整理的方式进行分类整理，具体步骤是：

1、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

2、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；

（三）划分保管期限。具体见《市地震局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

（四）装订。凡是归档文件均按“件"进行装订。

1、装订前的准备工作，主要包括以下三项内容：

（1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；

（2）装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；

（3）剔除多余的重份和不必要的复制件。

2、系统排列。一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：

（1）正本在前，定稿在后；

（2）正文在前，附件在后；

（3）原件在前，复制件在后；

（4）转发件在前，被转发件在后；

（5）批复在前，请示在后；

（6）成套材料一册为一件。

3、装订方法

（1）10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。

（2）永久和30年保管的文件，采取线绳装订法，统一在文件左上角或文件左侧边沿1.2厘米处用缝纫机扎线装订，过厚文件按照以往案卷的“三孔一线法"进行装订。

（五）文件材料的排列

1、同一保管期限、同一事由的文件排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。

2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。

3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。

（六）编写页号按照《安徽省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件用铅笔以“件"为单位编写页号。

1、每件均从“1"开始编起，件与件之间不连续编制页号。

2、凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

（七）盖归档章

1、归档章应盖在每件文件首页的右上方，归档章用“红色"印泥盖，不能使用其它颜色。其中归档章的规格：长为3×15MM，宽为2×8MM，具体样式如下：

2、归档章各项目的名称和填写方法：

1号格：“全宗号"项，填写档案馆给我局档案全宗确定的代号（116）。

2号格：“年度"项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。

3号格：“室编件号"项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。

4号格：“机构（问题）"项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室"、“人事科"等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别"的名称，如“党群类"、“行政类"等。

5号格：“保管期限"项，填写每一份文件的保管期限，即“永久"、“30"或“10"。

6号格：“馆编件号"项，档案移交进市档案馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。

3、填写归档图章内容时要求：（1）凡手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）各项目内容用数字表示的，全部用小号数码章。

（八）编写件号。所有文件排列完毕之后，在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号。

（九）编制目录。

1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用档案管理软件打印。

2、按规定要进馆的永久、30年档案，应编制纸张档案目录一式两套（其中一套交档案馆，一套本单位使用），电子档案目录一式两套（一套交档案馆，一套供日常查档使用）。

3、目录本的编制，按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录，按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。

4、归档文件目录各项目填写规范如下：

（1）“件号"项：按照归档章内的“室编件号"进行填写；

（2）“责任者"项：A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，以文件的盖章或署名为准；B、机关填写全称或通用简称；C、由两个或两个以上机关的联合发文，只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；

（3）“文号"项：填写文件的发文字号，三者缺一不可，不得省略其中的部分，无文号的文件材料此项不填写。

（4）“题名"项：A、照录文件原题名，不得自行修改；B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“[]"填写；C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写；D、批复与请示合为一件，拟写题名时写批复标题，将请示文号放在备注栏中方便查找。

（5）“日期"项：A、填写文件的形成时间，以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0"；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。

（6）“页数"项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。

（7）“备注"项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，填写在备考表中。

（十）装盒。按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。不同保管期限的文件不能混合装盒；每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张备考表。

3、档案盒封面项目填写方法。封面包括“全宗名称"、“年度"和“类别"项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。

4、档案盒脊项目的填写方法：可按照要求设计脊背封面打印黏贴或在档案盒脊背盖章。“全宗号"项，用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号；“年度"项，用小号数码章盖四位阿拉伯数字；“保管期限"项，盖大号“永久"、“30年"或“10年"；“室编件号"项，由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号；“馆编件号"项，空，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写；“盒号"项，用大号数码章盖本盒的排列顺序号。

附件2：

市地震局会计档案整理工作流程

一、收集：收集范围包括会计决算报表、季月报、银行存款帐、现金日记帐、总帐、各类明细帐、会计凭证、银行余额调节表、银行对帐单、会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册等材料。

二、整理：对已收集的会计文件材料进行科学整理编目，包括:

1、分类：会计档案分类采用“年度——形式分类法"，先分年度,再把同一年度的会计文件材料分为凭证、帐簿、报表和其他四大类，然后把不同保管期限的会计文件材料分别组成单个保管单位（卷）。

2、组卷：分别按凭证、帐簿报表和其他类进行组卷。报表的组卷：年度决算报表单独组卷,不与季月报合并。帐簿的组卷：按银行存款帐、现金日记帐、总帐、明细帐等各自组卷。有些帐页较少，可将科目内容相近的帐页合并组卷，但在卷内排列时要前后分开；特别要注意，不同保管期限的不能合并，如期限为25年的现金日记帐不能与15年的总帐合并。凭证的组卷：按凭证编号排列，每月装订成一卷或数卷。凭证附件折叠时要整齐，不要超过凭证封面长度。

3、编（张）页号：报表、帐簿等有文字、数字的页面都要编页号，空白页不编号。编页号的位置，纸张正面编在右上角，反面编在左上角。对报表、帐簿上原来的封面予以保留并也要编页号。凭证卷内的每一份凭证单都有凭证号，排列时按凭证顺序号，其附件可以不编号。

4、填制卷内目录：报表、帐簿要填制卷内目录。凭证不抄卷内目录。

①“文件作者"栏填本单位简称；

②“文件标题"栏填各类报表名称、科目名称，如“一九九九年一月份月报表"，一种报表、一个科目填一栏；

③“日期"栏填该文件的形成日期；

④“起止页号"栏填该文件所在页的起页号（如第一件“起止页号"中填入“1"），该卷内的最后一个文件要填起页号和止页号（如“15～18"）；

5、装订：要求坚实、整齐、美观。装订前要去掉大头针、回形针等金属物，以防锈蚀影响字迹。对大的张页要折叠，小的张页要衬贴成A4或16K纸张大小。折封面时，注意背脊折6条痕，第1、2、3及6条折痕已固定，根据案卷厚度调节第4、5条折痕。报表、帐簿装订时纸张左边、下边叠齐，采用“三针法"。硬面帐簿可将案卷封面折好后用双面胶或浆糊等办法粘贴。凭证装订时左边、上边叠齐，在左上角装订。

6、填写案卷封面：封面的第一栏填写本单位全称。中间最大一栏填写案卷标题，内容包括作者、时间、会计档案材料名称。

案卷号：每本案卷确定的流水号，就是该案卷的“案卷号"。

保管期限：会计年度报表（决算）、会计档案保管清册、销毁清册为永久保管；现金出纳帐、银行存款帐保管期为25年；总帐、明细帐、辅助帐簿、会计凭证、会计移交清册等保管期为15年；月、季度报表、银行余额调节表、对帐单保管期为5年。

起止日期：填案卷内最早一份和最迟一份文件材料的日期。

张数：卷内材料的总页数，与卷内目录上总页数对应。硬面帐簿包括空白页。

备考表：在封底，填写好立卷人、立卷时间及需说明的情况。

目录、封面上的书写统一用墨汁或碳素墨水，字迹要整洁清楚。

7、粘贴封签、盖印：凭证封签的填写和粘贴：年度填4位数；月份按实填；“册"中前一个“2"

表示该月共有凭证2册，后一个“1"或2"表示本月的第一册或第二册（见右），只有一册的就写“1"；最下行“卷"表示在全年案卷中的排列位置在11卷及12卷。

凭证封签倒贴于凭证左上角背脊上。凭证封签粘贴好后在与凭证封面、封底接缝处加盖“骑缝章"。

活页帐簿封底装订线头（打死结）上粘贴薄纸并在二端加“骑缝章"。

8、案卷排列：在一个帐户一年度的案卷中，按照报表（年报、季月报）、帐簿（银行存款帐、现金日记帐、总帐、明细帐）、凭证（一月凭证、二月凭证、……十二月凭证）顺序排列，一卷一个号，一年编一个小流水号。该流水号就是该案卷的卷号。

9、抄写案卷目录：根据案卷排列的顺序号，将每卷的卷号、案卷名称（标题）等项内容抄在案卷目录上，目录一式二份，一份在会计部门，一份作为档案移交用。

10、编写说明，放在会计档案的案卷目录前。主要内容是：①本单位建立时间；②建立会计核算的时间；③机构撤并变动情况；④历任会计姓名、任职时间；⑤整理过程中发现的问题及处理情况。

三、保管：局机关每年形成的会计档案，应当由办公室按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由办公室保管一年，期满后由办公室编制移交清册，移交机关综合档案室。自2008年以后由市财政局代帐采用电子计算机进行会计核算的电子会计档案，也应当保存打印出的纸质会计档案。

四、销毁：保管期满的会计档案，除末结清的债权债务原始凭证和其它末了事项的原始凭证不得销毁，单独抽出组卷外，其它期满档案可按照以下程序销毁：

①由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。

②局主要负责人在会计档案销毁清册上签署意见，并经市财政部门审查批准。

③销毁时，应当由市档案局和市财政局共同派员参加监销。

④监销人员应对销毁档案清点核对，在销毁清册上签名盖章，并归档作永久保存。

附件3：

市地震局实物档案整理工作规则

一、收集

1、收集范围：⑴我局和监测中心获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；⑵我局获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等；⑶我局已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）；⑷我局举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书以及其它有重要保存利用价值的实物等；

2、收集要求：⑴归档的实物应在形成或获得实物一个月内向我局办公室移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人；⑵收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；⑶归档的实物应保持整洁、无破损；⑷归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入我局照片档案管理。

二、整理

1、鉴定。根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。

2、分类。归档实物按照类别进行分类，具体见《市地震局档案分类方案》。

3、排列。每件归档实物在类目内按时间先后顺序排列。格式主要为：全宗号—实物—类别—年度—件号。

4、编号。根据排列方式，编制由全宗号（档案馆给我局编制的代号）、类别即“SW"、年度（实物取得或上面标注的年度）、件号（归档实物的排列顺序号，在分类方案的类目内，按归档实物排列顺序从“001"开始标注）等各选项组成的序列号，即制作实物标签。并在实物上粘贴项目完整的归档标签（见下图）。平面实物将归档章粘贴在实物反面右下方，立体实物将归档标签粘贴在实物底座。

5、著录。每件实物都应按分类方案，在档案管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

6、保管。实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。